Het managementteam keurde op 24 november 2020 het ‘reglement digitale provisiekas’ goed. Voordien werden de uitgaven via provisiekas cash betaald. Dit nieuwe reglement voorziet betalingen via debetkaart en omvat de voorwaarden en werkwijze voor geringe exploitatie-uitgaven die zonder uitstel dienen te gebeuren, noodzakelijk voor de goede werking van de dienst.
De digitale provisiekas werd geïmplementeerd bij de stadsdiensten op 1 maart 2021 en bij de ocmw-diensten op 1 januari 2022.
De uitgaven door de leden van het managementteam en leden van het college van burgemeester en schepenen betreffen hoofdzakelijke representatie -en waarderingsuitgaven.
Kleine onvoorziene uitgaven door de leden van het college van burgemeester en schepenen worden tot heden verwerkt via de provisiekas van de dienst Financiën.
Een apart kader voor de leden van het managementteam en de mandatarissen – via een reglement – bleek aangewezen aangezien de regelgeving van de provisiekas niet voorzien is voor kleine uitgaven met betrekking tot waardering en tevens te beperkt is op vlak van de drempelwaarde per uitgave o.a. in kader van representatie.
Het managementteam gaf op 15 februari 2022 de goedkeuring aan een verfijning/aanpassing van het ‘reglement provisiekas’, de voornaamste zijn:
- de toepassing van de regelgeving t.a.v. de leden van het managementteam werd geschrapt;
- de delegatie van het provisiekashouderschap naar een interne collega werd toegevoegd, met eindverantwoordelijkheid van het diensthoofd of de teamverantwoordelijke.
Het aangepaste ‘reglement provisiekas’ is ter kennisgeving toegevoegd als bijlage.
Het ‘reglement representatie- en waarderingsbudget’ t.b.v. de mandatarissen en de leden van het managementteam werd opgemaakt en voor advies voorgelegd aan het managementteam op 22 februari 2022.
Het reglement is toegevoegd als bijlage, waarbij:
- het toekennen van een representatie- en waarderingsbudget onderhevig is aan de goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen;
- voor de leden van de managementteam de algemeen directeur bevoegd is voor de verdere delegatie naar individuele leden;
- een representatie- en waarderingsbudget nominatief wordt toegekend, dus op naam van de mandataris/ lid managementteam;
- de uitgaven enkel gelimiteerd worden door het totaal toegekende budget/jaarbasis, te besteden volgens de voorwaarden van het reglement. Voor het college van burgemeester en schepenen is 1000 euro/jaar/lid voorzien, voor de leden van het managementteam is 850 euro /lid/jaar voorzien;
- de verantwoordelijkheid van de budgethouder omvat goedkeuren van de uitgaven, opvolgen van administratieve en financiële afhandeling, bewaken van het gebruik door eigen personeel. Dit gebeurt binnen RYDOO (registratie- en opvolgingssysteem).
Er wordt voorgesteld om dit reglement (bijlage) goed te keuren.
Er wordt voorgesteld om het reglement op te nemen in de afsprakennota, in kader van het organisatiebeheersingssysteem.
De uitvoering van dit reglement kan, bij beslissing van heden, worden toegepast.
Elke aanvraag van een representatie- en waarderingsbudget wordt begeleid door de dienst Financiën.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in bijzonder in toepassing van:
- artikel 56 betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen;
- artikel 57 betreffende de bevoegdheden van de algemeen directeur;
- artikel 171, 217 t.e.m.220 betreffende het organisatiebeheersingssysteem;
- artikel 272 §1 betreffende de provisies voor betalen van geringe exploitatie-uitgaven.
Schriftelijke vraag nr. 162 van 12/02/2020 aan Minister Bart Somers.
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het ‘reglement provisiekas’ toegevoegd als bijlage.
Het ‘reglement representatie- en waarderingsbudget’ t.b.v. de mandatarissen en de leden van het managementteam (bijlage) wordt goedgekeurd.
Het college van burgemeester en schepenen kent de leden van het college van burgemeester en schepenen een jaarlijks representatie- en waarderingsbudget budget toe van 1000 euro/lid, te besteden binnen de voorwaarden van het onderhavig reglement.
Het college van burgemeester en schepenen kent de leden van het managementteam een jaarlijks representatie- en waarderingsbudget budget toe van 850 euro/lid, te besteden binnen de voorwaarden van het onderhavig reglement.
Het ‘reglement representatie- en waarderingsbudget’ t.b.v. de mandatarissen en de leden van het managementteam zal worden opgenomen in de afsprakennota, in kader van het organisatiebeheersingssysteem. De uitvoering van dit reglement kan, bij beslissing van heden, worden toegepast.