De notulen van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 april 2023 werden vanaf dinsdag 23 mei 2023 ter inzage gelegd van de leden van de raad.
Tijdens de duur van de openbare vergadering werden geen verdere opmerkingen geformuleerd.
Artikel 32 en 74 Decreet Lokaal Bestuur.
De notulen van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van dinsdag 25 april 2023 goed te keuren.
In het huidig organogram staat het deelorganogram van de dienst Klantencontacten aangeduid met een *. Bij de opmaak van het organogram had de dienst immers geen leidinggevenden. Ondertussen is Sofie Dauw bijna een jaar aan de slag als diensthoofd en heeft zij een plan voor de dienst opgemaakt, inclusief een bijhorende structuur.
Bij de dienst Personeel & organisatie werd recent een grondige procesoefening gedaan. Als gevolg daarvan stelt de dienst 2 nominatieve wijzigingen en 1 wijziging organogram voor.
Deze wijzigingen hebben geen budgettaire impact of impact op het aantal leidinggevenden binnen het thema Dienstverlening.
Na 1 jaar werking werd de structuur van Thema Mens geëvalueerd. Vanuit de diensten Onderwijs, Samenleving, Cultuur en Ontwikkeling dienen zich enkele aanpassingen aan. Deze aanpassingen zijn nodig om de praktische werking van de diensten en het organogram te harmoniseren. Het betreft correcties op naamgeving, aansturing op basis van een realistische span of control en verschuivingen van processen van thema dienstverlening.
1. dienst Klantencontacten
Uit de analyse van de huidige werking/structuur binnen de dienst Klantencontacten blijkt:
Daarom stelt de dienst volgende wijzigingen voor:
1. Team Samenleven (zorgbalie) verschuift naar Mens, dienst Samenleving.
2. Team Ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling (de zogenaamde "balie LEMO") verschuift naar Ruimte, dienst
Omgevingsbeleid
3. De overkoepelende interne processen onder te brengen in een staf “coördinatie klantencontacten”.
De leidinggevende structuur daalt met 1 TV: van 3 naar 2.
2. dienst Personeel & organisatie
Het huidig organogram van de dienst P&O verlaat de vroegere indeling op basis van macroprocessen (team Welzijn, team Selectie, team Personeelsbeheer, team Ontwikkeling) en kiest resoluut voor een klantgerichte aanpak.
Er is een scheiding tussen front- en backoffice processen gemaakt. Teams hebben nu een focus op dienst- en adviesverlening of een focus op beleid en organisatie. Deze keuze betekende dat er voortaan met 2 (vrijwel identieke) multidisciplinaire klantenteams gewerkt werd, aangevuld met een team Welzijn en ontwikkeling en een sociaal-juridisch team. Elk D&A-team is verantwoordelijk voor een bepaalde klantenportefeuille, waardoor nabijheid met het personeelslid wordt beoogd.
De toewijzing van de processen aan teams en functies werd nog verder verfijnd waardoor grenzen tussen teams en functies duidelijker werden. Deze oefening gebeurde in het licht van de strategische HR-doelstellingen en de missie van de dienst en teams.
Uit deze oefening bleek dat de namen van de “backoffice” teams de lading niet dekten en/of voor verwarring zorgden, zowel bij de eigen medewerkers als de klanten.
We stellen daarom volgende naamswijzigingen voor:
3. GIDPB
Bij de procesoefening is gebleken dat de GIDPB (gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk) geen gedeelde processen had met de rest van de dienst. De medewerkers worden operationeel aangestuurd door de preventie-adviseur-coördinator.
In maart 2021 bracht een inspecteur van Toezicht Welzijn op het werk een bezoek aan AC Werf 9 en stelde vast dat de huidige interne preventiedienst zowel voor de stadsdiensten, het stedelijk onderwijs, het OCMW als de AG’s werkzaam is.
Om dit wettelijk mogelijk te maken dient de stad een aanvraag in te dienen voor een ‘Gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk’ (GIDPBW).
Artikel 38 van de Welzijnswet laat namelijk toe dat één werkgever een gemeenschappelijke interne dienst opricht. Bij het Lokaal Overheidsbedrijf Aalst is de burgemeester werkgever van verschillende openbare diensten waarvoor een gemeenschappelijke interne dienst kan opgericht worden.
Momenteel situeert de interne preventiedienst zich binnen het thema Dienstverlening, en onder P&O (team Ontwikkeling en welzijn).
Eens de GIDPBW een feit is (de aanvraag is in volle voorbereiding) dient deze een duidelijkere afgelijnde plaats in het organogram te krijgen, waarbij een rechtstreekse link wordt aangeduid met de Algemeen directeur. Want conform art. II.1-15. van de Codex over het welzijn op het werk “hangt de preventieadviseur belast met de leiding van de preventiedienst rechtstreeks af van de persoon belast met het dagelijks beheer van de onderneming.” Omdat bovendien de werkingsprocessen van een (G)IDPBW in grote mate door de welzijnswetgeving (Wet van 04.08.1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; Codex over het welzijn op het werk, Boek II “Organisatorische structuren en sociaal overleg”, Titel 1 “De interne dienst voor preventie en bescherming op het werk” (KB 14.05.2019)) worden voorgeschreven en vaak onafhankelijk van de personeelsdienst functioneren, volgt uit voorgaande dat de GIDPBW, weliswaar binnen het thema Dienstverlening, eerder een staffunctie vervult dan onderdeel is van P&O.
4. Dienst Samenleving
Volgende aanpassingen te doen:
5. Dienst Onderwijs
Volgende aanpassingen te doen:
6. Dienst Ontwikkeling
Volgende aanpassingen te doen (cfr. tekening in bijlage):
Globaal voor Ontwikkeling: + 2 teams, + 1 LG (Huis van het kind)
7. Dienst Cultuur
Volgende naamswijziging te doen:
- Team 'Programmatie en productie evenementen' wijzigen in team 'Evenementen' (omwille van administratieve vereenvoudiging)
Decreet over het lokaal bestuur. Artikel 161. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn
stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor
maatschappelijk welzijn vast. Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de
gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen
en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden.
Artikel 171. § 4. De algemeen directeur zorgt in overleg met het managementteam voor de opmaak van:
1° het voorontwerp van
het organogram;
2° het voorontwerp van de rechtspositieregeling van het personeel;
3° het voorontwerp van
de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering;
4° de inventaris.
Er zijn geen financiële gevolgen verbonden aan deze aanpassing organogram.
volgende wijzigingen aan het organogram goed te keuren:
kennis te nemen van volgende naamswijzigingen:
Bij aangetekend schrijven van 3 mei 2023, wordt het OCMW Aalst uitgenodigd op de algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging SOLVA, op 14 juni 2023 om 19u in het Cultuurhuis De Kluize, Sportstraat 3 - 9860 Oosterzele. Ontvangst is voorzien vanaf 18.30u.
De OCMW-raad moet de agenda goedkeuren met volgende agendapunten en het mandaat van zijn vertegenwoordigers bepalen.
Deze algemene vergadering wordt gevolgd door een walking diner.
Artikel 445 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 houdende de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat de deelnemende gemeenten hun vertegenwoordigers voor een algemene vergadering van een opdrachthoudende vereniging bij gemeenteraadsbesluit dienen aan te wijzen uit de leden van de gemeenteraad en dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordigers dient te worden herhaald voor elke algemene vergadering;
In zitting van 27 februari 2019 werd de vertegenwoordiger aangesteld door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, namelijk de heer Jan Willems.
om na onderzoek van de ter beschikking gestelde documenten, de agenda van de algemene vergadering van 14 juni 2023 met volgende agendapunten goed te keuren :
haar vertegenwoordiger, aangesteld door de Raad voor Maatschappelijk welzijn d.d. 27 februari 2019, de heer Jan Willems het mandaat te geven in te stemmen met deze agendapunten.
Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn is coöperant-lid van EthiasCo cvba.
EthiasCo cvba was voor de omzetting naar coöperatieve vennootschap de onderlinge verzekeringsvereniging Ethias Gemeen Recht.
EthiasCo riep middels een schrijven dd. 5 april 2023 op tot het online stemmen voor de algemene vergadering op 8 juni 2023.
Bij raadsbeslissing dd. 27 februari 2019 werd Eddy Couckuyt aangeduid als vertegenwoordiger van het OCMW Aalst bij EthiasCo cvba.
Team Bestuursondersteuning adviseert positief voor deze agendapunten.
Artikel 386 van het decreet lokaal bestuur.
De agenda van de algemene vergadering van EthiasCo cvba van 8 juni 2023 goed te keuren met volgende agendapunten:
1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2022
2. Goedkeuring van de jaarrekeningen afgesloten op 31 december 2022 en bestemming van het resultaat
3. Kwijting te verlenen aan de bestuurders voor hun mandaat
4. Kwijting te verlenen aan de commissaris voor zijn opdracht
5. Statutaire benoemingen - Raad van Bestuur
6. Statutaire benoemingen - Raadgevend Comité
7. Mandaat van commissaris
opdracht te geven aan de vertegenwoordiger, de heer Eddy Couckuyt, om te stemmen op de algemene vergadering van EthiasCo cvba, in de zin van artikel 1.
Bij aangetekend schrijven van 6 april 2023 wordt het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn uitgenodigd op de algemene vergadering TMVS dv die werd vastgesteld op dinsdag 20 juni 2023 om 17u30. De vergadering zal fysiek plaatsvinden in Flanders Expo, Maaltekouter 1 te 9051 Gent, met digitale inbelmogelijkheid via ZOOM.
De raad van bestuur van 28 maart 2023 heeft de agenda vastgesteld en de raad voor maatschappelijk welzijn dient de agenda van de algemene vergadering van 20 juni 2023 goed te keuren met volgende agendapunten en het mandaat van zijn vertegenwoordigers te bepalen:
1. Wijziging van vermogen
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
3. Verslag van de raad van bestuur over boekjaar 2022
4. Verslag van de commissaris
5. a. Goedkeuring van de jaarrekening over boekjaar 2022 afgesloten per 31 december 2022
b. Goedkeuring van de voorgestelde winstverdeling over boekjaar 2022
6. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
7. Actualisering presentievergoeding
8. Statutaire benoemingen
Varia
Artikel 445 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 houdende de intergemeentelijke samenwerking;
De stad is als vennoot aangesloten bij de Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Services, Dienstverlenende verenigiging, afgekort TMVS dv.
In zitting van 27 februari 2019 werd de vertegenwoordiger aangesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn, namelijk raadslid Vincent Delforge.
na onderzoek van de ter beschikking gestelde documenten, de agenda en alle afzonderlijke punten van de algemene vergadering TMVS dv van 20 juni 2023 goed te keuren:
1. Wijziging van vermogen
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
3. Verslag van de raad van bestuur over boekjaar 2022
4. Verslag van de commissaris
5. a. Goedkeuring van de jaarrekening over boekjaar 2022 afgesloten per 31 december 2022
b. Goedkeuring van de voorgestelde winstverdeling over boekjaar 2022
6. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
7. Actualisering presentievergoeding
8. Statutaire benoemingen
Varia
de aangeduide vertegenwoordiger, raadslid Vincent Delforge, op te dragen om namens het bestuur alle akten en bescheiden met betrekking tot de algemene vergadering van TMVS dv vastgesteld op 20 juni 2023, te onderschrijven en zijn stemgedrag af te stemmen op het in de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van heden bepaalde standpunt met betrekking tot de agendapunten van voormelde algemene vergadering.
een afschrift van dit besluit te versturen, (per post t.a.v. TMVS dv, p/a TMVW, Stropstraat 1 te 9000 Gent, per elektronische post, 20230620AVTMVS@farys.be
Een deontologische code geeft lokale mandatarissen een kader waarbinnen ze hun mandaat moeten uitoefenen. De samenleving stelt, terecht, hoge eisen aan mandatarissen. Als lokaal geëngageerd politicus is men kwetsbaar. De deontologische code is in de eerste plaats dan ook niet gemaakt om te bestraffen, maar om een veilige omgeving te creëren waarbinnen de lokale mandatarissen moeten werken. De code is een algemene leidraad voor lokale mandatarissen om deontologisch zorgvuldig te kunnen handelen bij de uitoefening van het mandaat. Dit handelen steunt op de volgende waarden: dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid.
Deze deontologische code en de samenstelling van de deontologische commissie kreeg goedkeuring op de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 25 juni 2019. De samenstelling van de deontologische commissie is als volgt :
Het secretariaat van deze commissie wordt waargenomen door het secretariaat van de algemeen directeur.
In overeenstemming met de vigerende regelgeving kan geen presentiegeld gegeven worden voor de samenkomsten van deze commissie.
Deze commissie waakt over de naleving van deze deontologische code van toepassing op politieke mandatarissen.
Indien de klacht(en) betrekking heeft/hebben op een politieke mandataris die lid is van deze commissie, zal deze uiteraard niet deelnemen aan de behandeling van dat dossier, en zal hij/zij zich laten vervangen door een vooraf door de raad aangeduide plaatsvervanger. Een lid van de deontologische commissie kan vervangen worden door iemand van dezelfde politieke fractie. Een lid dat deel uitmaakt van een éénmansfractie, kan zich laten vervangen door een mandataris van een andere fractie.
Voor de voorzitters en ondervoorzitters van de gemeenteraadsfracties, dienen er plaatsvervangers aangeduid te worden.
Artikel 39 van het decreet lokaal bestuur.
Het kaderbesluit van Vlaanderen.
volgende plaatsvervanger(s) aan te duiden voor de voorzitters en ondervoorzitters van de gemeenteraadsfracties om te zetelen in de deontologische commissie:
volgende plaatsvervanger(s) aan te duiden voor de voorzitters en ondervoorzitters van de gemeenteraadsfracties om te zetelen in de deontologische commissie:
volgende plaatsvervanger(s) aan te duiden voor de voorzitters en ondervoorzitters van de gemeenteraadsfracties om te zetelen in de deontologische commissies:
volgende plaatsvervanger(s) aan te duiden voor de voorzitters en ondervoorzitters van de gemeenteraadsfracties om te zetelen in de deontologische commissie:
volgende plaatsvervanger(s) aan te duiden voor de voorzitters en ondervoorzitters van de gemeenteraadsfracties om te zetelen in de deontologische commissie:
volgende plaatsvervanger(s) aan te duiden voor de voorzitters en ondervoorzitters van de gemeenteraadsfracties om te zetelen in de deontologische commissie:
volgende plaatsvervanger(s) aan te duiden voor de voorzitters en ondervoorzitters van de gemeenteraadsfracties om te zetelen in de deontologische commissie:
Op 25 april 2023 liet mevrouw Sarah De Bruecker schriftelijk weten aan de heer Wim Leerman, algemeen directeur, dat zij haar ontslag wenst in te dienen als lid met beraadslagende stem, namens de raad voor maatschappelijk welzijn, in de Algemene Vergadering van de welzijnsvereniging A.S.Z. av 1.1.
De raadsleden van het OCMW Aalst met actief mandaat van de fractie Groen, dienen bijgevolg een nieuw lid aan te duiden.
Bij verklaring, ontvangen op 17 mei 2023 door Wim Leerman, algemeen directeur, wordt verzocht om mevrouw Sarah De Bruecker door mevrouw Huguette Van Medegael te vervangen in de Algemene Vergadering van het A.S.Z. av 1.1.
Het mandaat van raadslid Sarah De Bruecker eindigde op 5 mei 2023. Raadslid Huguette Van Medegael neemt haar mandaat op vanaf 17 mei 2023.
De installatie van de vernieuwde gemeenteraad op 7 januari 2019.
De bepalingen van het decreet lokaal bestuur, meer bepaald artikels 484 §1 : "Als het mandaat van afgevaardigde in de bestuursorganen een einde neemt of bij een verhindering kunnen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn van de lijst van de betrokken vertegenwoordiger, samen een kandidaat-lid aanwijzen, behalve als de vertegenwoordiger in de bestuursorganen van de vereniging was verkozen als jongste in jaren bij staking van stemmen."
De aanduiding van raadslid Sarah De Bruecker in de Algemene Vergadering van het A.S.Z. av 1.1 in zitting van 22 december 2021.
Het ontslag van raadslid Sarah De Bruecker als lid met beraadslagende stem, namens de raad voor maatschappelijk welzijn in de Algemene Vergadering van het A.S.Z. av 1.1, ingediend op 25 april 2023 en met ingang van 5 mei 2023.
De ondertekende verklaring, binnengebracht door de fractie Groen en ondertekend voor ontvangst door de algemeen directeur op 17 mei 2023, waarbij raadslid Huguette Van Medegael voorgedragen wordt om het mandaat van raadslid Sarah De Bruecker over te nemen.
akte te nemen van het ontslag van raadslid Sarah De Bruecker als lid met beraadslagende stem, namens de raad voor maatschappelijk welzijn, in de algemene vergadering van het A.S.Z. av 1.1 met ingang van 5 mei 2023.
akte te nemen van de ondertekende verklaring, binnengebracht door de fractie Groen en ondertekend voor ontvangst door de algemeen directeur op 17 mei 2023, waarbij raadslid Huguette Van Medegael voorgedragen wordt om het mandaat van raadslid Sarah De Bruecker over te nemen in de algemene vergadering van het A.S.Z. av 1.1, met ingang van 17 mei 2023.
een getekend besluit te overhandigen aan de welzijnsverenigingen A.S.Z. av 1.1.