2025_GR_00136 - Herziening en aanpassing bibliotheekreglement en huishoudelijk reglement - Beslissing

Veranderingen aan het lenersreglement:

1. Er wordt voor het maximaal uitleenbare aantal spelletjes geen onderscheid meer gemaakt tussen gezelschapsspelletjes en educatieve spelletjes. In plaats van maximaal telkens respectievelijk twee spelletjes wordt het maximaal aantal uitleenbare spelletjes voor zowel gezelschapsspelletjes en educatieve bepaald op vijf. (Artikel 14)
2. Gezelschapspelletjes die in situ worden gespeeld dienen daartoe uitgeleend te worden door één van spelers. Eventuele beschadigingen of verloren gegane spelonderdelen worden op die manier niet verhaald op een volgende lener. Dat is een nieuw toegevoegde regel. (Artikel 20)
3. Een inschrijving met E-ID wordt verplicht vanaf 15 jaar in plaats van 12 jaar. Dat is een aanpassing naar het actueel wettelijk kader. (Artikel 4 en 10)
4. De lener wordt verantwoordelijk gesteld voor het correct afsluiten van het zelfbedieningssysteem na elke digitale zelfuitleensessie. Het afsluiten van de uitleensessie is noodzakelijk opdat de volgende klant niet op het account van de voorafgaande lener materialen uitleent. Deze regel is enkel van kracht in Utopia. In de filialen is er geen zelfscan mogelijk. (Artikel 23)
5. De reservatiekost wordt aangerekend ongeacht of een gereserveerd materiaal wordt opgehaald of niet. (Artikel 27) 
6. Materialen dienen te worden ingeleverd op de locatie waar die werden uitgeleend. (Artikel 31)
7. De lener kan tot tien werkdagen na het inleveren van de materialen verantwoordelijk gesteld worden in geval van schade en/of ontbrekende onderdelen in plaats van vijf dagen. Dat biedt meer tijd en kwaliteit voor de controleprocedure. (Artikel 40) 
8. De timing van de nieuwe maningsprocedure ziet er als volgt uit: (Artikel 37)
   1. Na vier dagen wordt een mail gestuurd naar het opgegeven e-mailadres van de klant. 
   2. Na één week wordt een brief per post bezorgd aan de klant waarvoor de portkosten worden aangerekend (2.5 EUR).
   3. Na drie weken wordt een tweede brief per post bezorgd aan de klant waarvoor de portkosten worden aangerekend (2.5 EUR).
   4. Na vijf weken wordt de procedure stopgezet en het dossier overgemaakt aan dienst Financiën.
      De maximumboete per materiaal daalt hiermee van 25 EUR naar 15 EUR. De administratieve kosten dalen hiermee van 10 EUR naar 5 EUR. 
9. Er wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen een essentieel en niet-essentieel onderdeel van een gezelschapsspel.
10. Beschadigingen of ontbrekende materialen kan de klant melden aan de baliemedewerker,  via mail of telefonisch. (Artikel 44) 
11. Het uitleenaanbod van Hublets wordt toegevoegd. (Artikel 47)
12. Het aanbieden van WIFI wordt toegevoegd. (Artikel 48) 

Aanpassingen aan het retributiereglement: (Artikel 54) 

1. De kostprijs van een DVD-doos en CD-hoesje wordt vastgelegd op 3 EUR.
2. Een linnen draagtas waarin de materialen Leesclubbing worden bewaard en aangeboden (5 EUR)
3. Een themabox (10 EUR)
4. Een trolley Vertelstof (89 EUR)
5. Een Verteldeken (75 EUR)

Aanpassingen aan het huishoudelijk reglement:

1. De vigerende afspraken met betrekking tot het aanbieden van een studieplek kunnen worden geraadpleegd aan de balie en/of online. (Artikel 58)
2. De buggyparking wordt uit het aanbod geschrapt. 
3. De regel met betrekking tot het inrichten van de kunstkamers als leesplek wordt verwijderd. 
4. Toevoeging van de regel dat vervoersmiddelen (fietsen, (e-)steps…) niet inpandig kunnen geparkeerd worden evenmin gebruikt kunnen worden om zich te verplaatsen doorheen het  gebouw. 
5. De nieuwe openingsuren voor het secretariaat APK worden toegevoegd. 

Het nieuwe reglement werd voorgelegd ter advies aan de dienst Juridische Zaken. 

Het retributiereglement werd opgemaakt in overleg met dienst Financiën.