2022_GR_00300 - Thema Ruimte. Ontwikkelen van digitaal platform voor de administratieve opvolging van de procedures leegstand, ongeschikt- en onbewoonbaarheid en verwaarlozing. Bestek 21/I-91. Vaststellen voorwaarden en wijze van gunnen. - Beslissing

Stad Aalst wil een digitalisering van het woonbeleid uitbouwen om de werking van team Wonen beter te kunnen ondersteunen. Stad Aalst wenst dit te bereiken door het ontwikkelen van een doorgedreven digitaal platform om de volgende procedures efficiënt en klantvriendelijk te maken:
- leegstand,
- verwaarlozing,
- woningonderzoeken,
- verplicht conformiteitsattest en
- ongeschikt/onbewoonbaarheid.

De aanleiding voor dit project is de verplichting van het conformiteitsattest voor verhuur van woningen, appartementen of kamers in Aalst, die een verviervoudiging van het aantal jaarlijkse dossiers met zich meebrengt (van 250 dossiers per jaar naar 1.000 dossiers per jaar). Daarnaast moeten ook de bestaande procedures, zijnde Ongeschiktheid/Onbewoonbaarheid, Leegstand en Verwaarlozing/Bouwvalligheid, worden meegenomen.

Het nieuw te ontwikkelen platform speelt in op 3 dimensies:  
1. Het biedt de burger een portaal om zijn dossier maximaal digitaal op te volgen en te communiceren met de administratie ‘van aanvraag tot aflevering van een conformiteitsattest’ of van ‘inventarisatie tot schrapping’ (bv. aanvraag conformiteitsattest, aanvraag vrijstelling, aanvraag schrapping, betaling, uitwisseling van documenten of bewijsstukken, maken van een afspraak onderzoek of hoorplicht, status dossier raadplegen).
2. Het maakt een gestroomlijnde digitale interne werking en samenwerking mogelijk binnen team wonen en tussen de verschillende diensten van stad Aalst, met als doel efficiëntie- en tijdswinsten te realiseren alsook papierwerk te verminderen.
3.De applicatie zorgt voor een geautomatiseerde data-uitwisseling tussen geconnecteerde overheden waarbij alle databanken betrokken in het proces gekoppeld worden om steeds over de meest actuele data te beschikken en te vermijden dat (basis)gegevens manueel moeten worden ingegeven.
• Kadaster
• Magda online
• Bevolkings- en rijksregister
• Vergunningen.net
• VLOK
En waarbij bestaande applicaties zoals VLOK worden geïntegreerd in het nieuwe platform als onderdeel van de nieuwe applicatie.

De eindgebruikers van het platform zijn:
- Burgers Aalst (cf rapport Addestino: ook digibeten)
- Medewerkers van team wonen
- Andere stadsdiensten, politie, OCMW
- Andere overheden, bvb Wonen Vlaanderen

Tenslotte wordt de keuze gemaakt om optioneel een generieke blueprint samen met de leverancier uit te werken zodat de verworven kennis en ervaring door andere Vlaamse steden en gemeenten, die zoals Stad Aalst hun woonbeleid beter digitaal willen ondersteunen, kan worden opgepikt. De blueprint is een soort draaiboek waarin de stappen die essentieel zijn in de ontwikkeling van de applicatie, trials and errors, best practices omschreven worden. De ontwikkelingsstappen worden door de uitvoerder zodanig uitgeschreven dat dit als basisdocument kan dienen in de technische bepalingen en dat toekomstige ontwikkelingskosten beperkter zijn. Op basis van deze blueprint kunnen andere diensten en gemeenten eenvoudig een bestek op maat voor een soortgelijke oplossing opstarten. 

Het betreft een mededingingsprocedure met onderhandeling. Dit is een tweestaps procedure waarbij in de eerste fase de kandidaten geselecteerd worden aan de hand van selectiecriteria. Enkel de geselecteerde kandidaten zullen in een tweede fase uitgenodigd worden om een offerte in te dienen op basis van het bestek. Het voordeel van deze procedure is dat er onderhandelingen mogelijk zijn, wat o.a. gelet op de complexiteit van de opdracht aangewezen is. Zowel de selectieleidraad als het bestek worden ter goedkeuring voorgelegd.

In het kader van de opdracht “Thema Ruimte. Ontwikkelen van digitaal platform voor de administratieve opvolging van de procedures leegstand, ongeschikt- en onbewoonbaarheid en verwaarlozing” werd een leidraad en bestek met nr. 21/I-91 opgesteld.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 581 866,12 EUR exclusief btw of 704 058 EUR inclusief 21% btw.

Een deel van deze uitgave kan gesubsidieerd worden door een beslissing van PIO d.d. 20/05/2022: er wordt PIO-cofinanciering à rato van ± 50 procent (momenteel betreft de aanvraag € 500.000 gevraagd voor de basis ontwikkelingsopdracht, met inbegrip van de evt. bijkomende opdrachten en ‘verplichte opties’ voorzien worden, en met  onderhoudskosten gedurende de eerste jaren van ontwikkeling en testing. Na gunning van de opdracht wordt het definitieve subsidie vastgelegd. 

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden), en meer bepaald artikel 2, 6° en 7°a (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de verwerving van leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbesteders).

Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.