Elke wijziging van het organogram dienst vastgesteld te worden door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. De laatste organogramwijziging dateert van 30 november 2021 (versie 2.0).
Het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de algemeen directeur in overleg met het managementteam zorgt voor de opmaak van elk voorontwerp van het organogram.
Lerend uit het verleden, is de werkgroep O3 opgericht: 'Organogram Op Orde'. In deze werkgroep worden alle administratieve gevolgen in kaart gebracht (Plaza, Saphir, Active directory, mappenstructuur, rechtentoekenning,...). Deze werkgroep bewaakt ook de uniciteit. In die zin dat absoluut vermeden wordt dat er verschillende versies van organogrammen of deelorganogrammen zouden circuleren. Alsook de consistentie in de structuur. Waarbij elke wijziging impact kan hebben op de genoemde administratieve gevolgen en vice versa.
Het managementteam wenst op aangeven van deze werkgroep O3 een aantal voorstellen tot wijziging van het organogram voor te leggen aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 22 februari 2022.
Op 1 februari 2022 gaf het managementteam haar goedkeuring om volgende voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraad:
Samenvattend betreffen de wijzigingen ten opzichte van het organogram van de raden van 30 november 2021:
Alsook wordt de vraag voorgelegd of de raadsleden zich akkoord kunnen verklaren dat naamswijzigingen louter om technische redenen al kunnen doorgevoerd worden zonder de vereiste goedkeuring. Indien het om technische redenen gaat, heeft de wijziging geen impact op hiërarchie, dienstverlening en processen. Maar in het kader van een strakke orkestrering is afgesproken dat administratieve gevolgen pas kunnen na validering. Hier stellen we het managementteam voor. Met rapportering aan de leden van de raden.
1. De dienst Financiën wordt uitgebreid van 3 naar 5 teams (thema Dienstverlening)
De dienst Financiën:
De bedoelde tekst moest zijn:
De dienst Financiën:
De dienst zal uit 5 teams bestaan: team Overheidsopdrachten, team Aanrekenen & boekhouding, team Debiteurenbeheer, team Belastingen en team Budget.
Team belastingen zal werken als zelforganiserend team en het team budget staat in staf bij het diensthoofd waardoor de leidinggevende structuur bij deze dienst uit één diensthoofd en drie teamverantwoordelijken bestaat.
Er wijzigt dus niets aan het aantal leidinggevenden.
2. Naamswijzigingen
3. Organogram tot op teamniveau
Het voorgelegde organogram van de stad in 2013 was uitgewerkt tot op dienstniveau. Het eerste geïntegreerde organogram 1.0 van stad en ocmw (2017) was uitgewerkt tot op teamniveau. Het organogram versie 2.0 is bedoeld om ook te zijn uitgewerkt tot op teamniveau. Op sommige plaatsen werd dus te ver opgedeeld. Er is noodzaak aan consistentie.
Er worden geen afzonderlijke groepen meer getoond in het organogram. Het organogram van de raad van november 2021 bevatte nog de groepen 'De Brug' en 'De Gendarmerie'. De motivering hiervoor is dat enerzijds deze groepen geen onderdeel uitmaken van de hiërarchische structuur. Anderzijds zijn er vele tientallen van deze afzonderlijke groepen binnen de organisatie gedefinieerd en ze zijn qua benaming en samenstelling ook sterk onderhevig aan veranderingen. Dit is niet in een organogram te vatten.
4. Efficiënte doorstroming voor technische wijzigingen
Dankzij de diepgaande analyse en strakke orkestrering van de werkgroep O3 met het oog op een coherentie unisone en consistente administratieve uitvoering van de genomen beslissingen inzake het organogram, stellen we vast dat kleine bijschavingen nodig zijn. Het betreft in bijzonder naamswijzigingen louter om technische redenen. Indien het om technische redenen gaat, heeft de wijziging geen impact op hiërarchie, dienstverlening en processen. Voorbeelden worden bij dit punt mee gegeven.
Net omwille van de strakke orkestrering, gaat geen enkele wijziging in uitvoering tot zolang er niet over beslist is door het bevoegde orgaan. Voor dergelijke technische wijzigingen is dit evenwel buiten proportie qua beoogde doelstelling.
Daarom wordt gevraagd aan de raden of zij zich kunnen akkoord verklaren dat dergelijke technische wijzigingen al mogen doorgevoerd worden, na formeel besluit van het managementteam en kennisgeving aan de leden van de raden.
Artikel 161 van het decreet lokaal bestuur: De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast. Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden.
Artikel 171 § 4 van het decreet lokaal bestuur: De algemeen directeur zorgt in overleg met het managementteam voor de opmaak van: 1° het voorontwerp van het organogram; (...)
het organogram vast te stellen zoals gevoegd in bijlage bij dit besluit.
goedkeuring te verlenen aan het feit dat naamswijzigingen louter om technische redenen of om redenen van verduidelijking ambtelijk kunnen worden doorgevoerd, na formeel besluit vanwege het managementteam en kennisgeving aan de leden van de raad.
de wijzigingen van dit organogram te laten ingaan op 1 maart 2022.