De Parkfeesten 2022, georganiseerd door Maspoe in opdracht van de stad, waren een enorm succes. Om opnieuw een kwalitatief aanbod te kunnen garanderen, wordt voorgesteld een nieuwe marktbevraging bij professionele evenementenbureaus op te starten voor de Parkfeesten en deze keer voor de periode 2023- 2025.
Er wordt voorgesteld de frequentie te behouden en de concerten in 2023 te laten plaatsvinden op 6 en 13 juli en 3 en 10 augustus. De data voor 2024 en 2025 zullen bepaald worden a.d.h.v. de zomerkalander voor dat jaar.
In het kader van de opdracht “Thema Mens - dienst Cultuur.Marktbevraging voor organisatie van de Parkfeesten voor de periode van 2023 tot en met 2025” werd een leidraad met nr. 22/CON-104/23-25 opgesteld.
De bijdrage vanuit de stad bedraagt maximaal 20 000 EUR excl. btw voor de organisatie van 4 Parkfeesten per jaar.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de concessie van diensten, procedure sui generis.
Advies team Cultuur - Programmatie en productie evenementen: gunstig; de Parkfeesten werden terug op de kaart gezet. Daar dit evenement een zeer grote productionele en logistieke organisatie vraagt, wil men beroep doen op een professioneel evenementenbureau voor de volledige organisatie, maar met een grote betrokkenheid van de stad.
Advies team Natuur en duurzaamheid:
1. Het park is een plek waar de kwaliteit van de beleving niet gelinkt is aan alom aanwezige muziek, maar eerder aan natuurlijke geluiden en rust.
2. Art. 5.3.12.2 Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik. Vanaf 1 januari 2022 is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik.
3. Het voorafgaand advies van het agentschap Onroerend Erfgoed is vereist, gezien de activiteiten doorgaan in een beschermd landschap. Dit advies is bindend.
4. Het reglement van de inwendige orde voor het Stadspark, (GR dd. 29 april '97) dient gerespecteerd. In elk geval gelden de volgende voorwaarden:
- de aan- en afvoer van materialen voor het evenement moeten met de nodige omzichtigheid uitgevoerd worden. Voertuigen mogen de verharde wegenis niet verlaten; er mogen dus in geen geval voertuigen op het gras rijden, parkeren of stationeren;
- alle voorziene inrichtingen, zoals tenten, podia, kraampjes... moeten op de verharde oppervlakten en op ruime afstand van en buiten de kroonprojectie van bomen geplaatst worden, dit teneinde schade aan de bomen te voorkomen;
- de bomen mogen niet beschadigd worden, er mag niets aan de bomen bevestigd worden. Onder de kruinen mogen er geen materialen, toestellen, afval e.d. gestapeld worden;
- bij het opstellen en het afbouwen van de tenten, podia en tribunes dient ervoor gezorgd dat de bomen niet beschadigd worden;
- er mogen geen sporen van beschadiging zijn aan het terrein en eventuele schade zal worden hersteld op kosten van de organisatoren;
- er mogen geen activiteiten plaatsvinden in de als hooiland beheerde gedeelten van het park;
- in het bosgedeelte van het park mag niet van de paden afgeweken worden;
- er moet rekening mee gehouden worden dat het stadspark normaal sluit bij zonsondergang. Indien dit niet kan omwille van het geplande evenement moet dit overlegd worden met de verantwoordelijke dienst.
5. Het plaatsen van verlichtingen in de bomen moet zoveel mogelijk vermeden worden , omdat dit schade aan de bomen kan veroorzaken, maar ook omwille van de lichtverspreiding naar de omgeving. Vanuit Erfgoed is het dan ook aan te bevelen om met lage verlichting te werken die in hoofdzaak gericht de weg verlicht. Hoe hoger de armaturen hoe sterker de lichtverstoring naar de omgeving.
Advies team Omgevingsvergunningen en -handhaving Milieu: kader geluidsafwijkingen opgesteld door evenementenloket en goedgekeurd door college van burgemeester en schepenen wordt toegepast.
De leidraad met nr. 22/CON-104/23-25 en de stadsbijdrage voor de opdracht “Thema Mens - dienst Cultuur.Marktbevraging voor organisatie van de Parkfeesten voor de periode van 2023 tot en met 2025”, vast te stellen. De bijdrage vanuit de stad bedraagt maximaal 20 000 EUR excl. btw voor de organisatie van 4 Parkfeesten per jaar.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de concessie van diensten, procedure sui generis.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van het meerjarenplan 2020-2025 onder budgetlijn MJP000228 – AC000253.
De goedkeuring van kleine wijzigingen naar aanleiding van onderhandelingen en de goedkeuring van de overeenkomst te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen, zodat de toewijzing en goedkeuring van de overeenkomst kunnen deel uitmaken van een en dezelfde beslissing.