De Vlaamse regering heeft de intentie om de doorlooptijd van aktes koop-verkoop bij notarissen te verkorten. In het kader van deze intentie startte Digitaal Vlaanderen met het Vastgoedinformatieplatform (VIP). Dit platform zal in 2024 ingevoerd worden in alle gemeenten als uniform platform waarlangs notarissen, immokantoren en andere betrokkenen vastgoedinformatie kunnen opvragen.
Jaarlijks worden in Vlaanderen 130.000 aanvragen ingediend voor het opvragen van vastgoedinformatie. Op vandaag heeft elk lokaal bestuur haar eigen systeem voor het opvragen van deze informatie. Het proces verloopt overal anders en informatie wordt vaak digitaal maar soms ook nog op papier afgeleverd. Het is voor de sector niet eenvoudig te weten op welke manier elke gemeente werkt en hoe een aanvraag moet worden ingediend. Elke gemeente heeft daarnaast ook een eigen reglement over de retributie die hiervoor verschuldigd is.
Via het VIP is het de bedoeling om één aanvraagloket voor het volledige Vlaamse grondgebied te creëren waarbij maximaal wordt ingezet op digitalisering en waarbij informatie die op Vlaams niveau beschikbaar is al automatisch wordt toegevoegd aan het dossier alvorens het bij het lokaal bestuur terecht komt. Op die manier worden de lokale besturen ontlast van het eigen dossierbeheer en kunnen ze zich focussen op het verzamelen van de informatie die wel nog moet worden toegevoegd aan de aanvraag.
In het kader van de opstart van het VIP, werd een piloottraject opgezet met een dertigtal gemeenten. Deze gemeenten worden als eerste aangesloten op de basisversie van het systeem dat gaandeweg verder wordt ontwikkeld op basis van de bevindingen die uit de proefperiode komen.
In 2022 en 2023 is het de bedoeling dat het systeem verder wordt ontwikkeld en uitgerold naar een grotere groep lokale besturen met als einddoel om vanaf januari 2024 dit systeem in alle Vlaamse lokale besturen in gebruik te hebben. De voorbije maanden waren verschillende stadsdiensten actief om de instap voor te bereiden.
De stad Aalst gebruikt vandaag een eigen ontwikkeld systeem voor het verwerken van aanvragen die worden ingediend in samenwerking met een stuk software van dienstenleverancier Cevi. Dit zal per 6 december 2022 vervangen worden door het Vastgoedinformatieplatform. Deze functionele versie in het piloottraject zal enkel van toepassing zijn voor notarissen en de vastgoedsector, andere betrokkenen dienen tijdens het piloottraject het huidige lokaal kanaal te gebruiken.
De stad zal optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor volgende doeleinden:
contact- en identificatiegegevens;
financiële gegevens;
het identificatienummer van het Rijksregister/KBO-nummer;
vastgoedinformatie;
gegevens in het kader van openbare onderzoeken en overtredingen.
Om de opstart per 6 december 2022 te garanderen dient elke gemeente in het pilootproject een verwerkingsovereenkomst af te sluiten.
De verwerkersovereenkomst wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. Het betreft een cruciale stap in de beslissing om als gemeente in het pilootproject te stappen. Op de manier levert de stad haar verdere medewerking in het project.
Er is gunstig advies van de informatieveiligheidscoördinator.
Artikel 170 §4 van de Grondwet.
Artikel 40, §3, van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen,
Artikelen 5.2.1, 5.2.5, 5.2.6 en 5.2.7 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009; en wijzigingen.
akkoord te gaan met de verwerkersovereenkomst, toegevoegd als bijlage, tussen de stad Aalst en Agentschap digitaal Vlaanderen.
Voor de toepassing van de verwerkersovereenkomst wordt verstaan:
1° vastgoedinformatie: gebouw-, grond- of omgevingsgebonden gegevens inzake een onroerend goed, inclusief informatie met betrekking tot het juridische, administratieve of fysieke statuut van dit onroerend goed;
2° lokale gegevensbron: vastgoedinformatie die een gemeente of de rechtspersonen die ervan afhangen, beheert;
3° centrale gegevensbron: vastgoedinformatie die een Vlaamse instantie of een externe overheid beheert;
4° Vastgoedinformatieplatform of VIP: elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie tussen aanleverende entiteiten en aanvragers;
5° vastgoeddossier: de combinatie van verschillende datasets, samengesteld uit vastgoedinformatie met betrekking tot een perceel, of een onderdeel, die op aanvraag wordt ontsloten door de aanleverende entiteit, door Digitaal Vlaanderen wordt samengevoegd en door de lokale overheid ter beschikking wordt gesteld aan de aanvrager;
6° externe overheid: overheidsinstanties, vermeld in artikel I.3, 8° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
7° Vlaamse instantie: elk van de volgende overheidsinstanties:
de instanties van de Vlaamse overheid, vermeld in artikel I.3, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
de instellingen met een publieke taak, vermeld in artikel I.3, 6°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, voor zover ze afhangen van de Vlaamse overheid of van een of meer andere instellingen met een publieke taak die afhangen van de Vlaamse overheid;
de instanties van de Vlaamse overheid, vermeld in artikel I.3, 7°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
8° aanvrager: de notaris of vastgoedmakelaar die in het kader van zijn beroepsactiviteiten of taken van algemeen belang die bij of krachtens een supranationale of wetskrachtige norm bepaalde vastgoedinformatie nodig heeft en daartoe een aanvraag via het VIP doet;
9° algemene verordening gegevensbescherming: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
10° persoonsgegevens: de gegevens, vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming;
11° verwerking: een verwerking als vermeld in artikel 4, 2), van de algemene verordening gegevensbescherming;
12° verwerkingsverantwoordelijke: een verwerkingsverantwoordelijke als vermeld in artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming;
13° betrokkene: een betrokkene als vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming.
akkoord te gaan dat de stad optreedt als verwerkingsverantwoordelijke:
§1. In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van het vastgoeddossier, treedt de gemeente Aalst voor de doeleinden omschreven in artikel 2 op als verwerkingsverantwoordelijke.
§2. De gemeente verwerkt voor de doeleinden omschreven in artikel 2 persoonsgegevens met betrekking tot de volgende categorieën van betrokkenen:
aanvragers; en
houders van rechten op een perceel, of een onderdeel, waarvoor het vastgoeddossier wordt aangevraagd.
§3. De gemeente verwerkt voor de doeleinden omschreven in artikel 2 volgende categorieën van persoonsgegevens:
contact- en identificatiegegevens;
financiële gegevens;
het identificatienummer van het Rijksregister/KBO-nummer;
vastgoedinformatie;
gegevens in het kader van openbare onderzoeken en overtredingen.
§4. De gemeente Aalst bewaart de persoonsgegevens die het verwerkt, niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden, vermeld in artikel 2, te bereiken en conform artikel III.87, §1 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, of tot de betrokkene vraagt om de persoonsgegevens die gemeente Aalst verwerkt, te verwijderen, conform de voorwaarden, vermeld in de algemene verordening gegevensbescherming. De archiveringstermijn van de persoonsgegevens bij de gemeente Aalst bedraagt 3 jaar overeenkomstig de bepalingen van de Selectielijst voor Vlaamse gemeentearchieven.
§5. De gemeente Aalst doet een beroep op agentschap Digitaal Vlaanderen voor de doeleinden omschreven in artikel 2. Agentschap Digitaal Vlaanderen treedt in dit kader op als verwerker van de gemeente , die de verwerkingsverantwoordelijke is. De modaliteiten van de verwerking zijn geregeld in de verwerkingsovereenkomst die te vinden is in Bijlage 1.
akkoord te gaan dat de vastgoeddossiers die de gemeente Aalst via het Vastgoedinformatieplatform ter beschikking stelt, niet worden ondertekend aangezien het vastgoeddossier een louter informatief document betreft dat geen beleidsmatige stellingname inhoudt en niet kwalificeert als stuk of briefwisseling in de zin van artikel 279 van het Decreet lokaal bestuur.
akkoord te gaan dat deze beslissing wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en 287 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.