Op 1 februari 2016 ging het college van burgemeester en schepenen principieel akkoord met de verhuur van een polyvalente zaal, bestaande uit een lokaal met bijhorende keuken, gelegen te Herdersem, Kouterbaan 11 aan de Koninklijke Harmonie Concordia et Docilitas en dit voor een periode van 9 jaar, vanaf 01 januari 2016 tot 31 december 2025.
Op de gemeenteraad van 23 februari 2016 werden de voorwaarden van deze huurovereenkomst goedgekeurd.
in 2017 vroeg de Koninklijke Harmonie om ook het achterliggend magazijn te mogen huren als stockageruimte.
Op basis van deze vraag besliste het college van burgemeester en schepenen op 19 juni 2017 om de originele overeenkomst aan te passen volgens de voorwaarden zoals opgenomen in de ontwerphuurovereenkomst, gevoegd als bijlage bij deze beslissing, tussen de stad en de Koninklijke Harmonie Concordia et Docilitas, voor een deel van het polyvalent gebouw en aanpalend magazijn gelegen te Herdersem, Kouterbaan. Deze aanpassing werd eveneens goedgekeurd op gemeenteraad van 27 juni 2017.
De huurprijs bedroeg 165,12 EUR per maand voor beide lokalen, de kosten 175,00 EUR per maand.
Nadat een extra lokaal was vrijgekomen in het gebouw heeft de Koninklijke Harmonie gevraagd om binnen de bestaande overeenkomst de kleine ruimte, die momenteel leeg staat, open te maken en te gebruiken.
Op basis van deze vraag besliste het college van burgemeester en schepenen op 5 juni 2023 om in het kader van de bestaande overeenkomst tussen stad Aalst en Koninklijke Harmonie Concordia et Docilitas akkoord te gaan om een extra lokaal te verhuren en hiervoor een addendum te laten opmaken bij de overeenkomst en dit addendum, gevoegd als bijlage bij deze beslissing, voor te leggen aan de gemeenteraad.
De huurprijs en de kosten zijn pro rata de oppervlakte opgetrokken zijnde: 218,70 EUR en 185,00 EUR per maand.
De gemeenteraad is bevoegd op grond van artikel 40 en 41 van het decreet Lokaal Bestuur.
Om in het kader van de bestaande overeenkomst tussen stad Aalst en Koninklijke Harmonie Concordia et Docilitas akkoord te gaan met het addendum bij de overeenkomst, zoals gevoegd als bijlage.