2023_GR_00490 - Poolstok cvba - Buitengewone algemene vergadering ikv statutenwijziging op woensdag 25 oktober 2023 om 19.00 uur - Goedkeuren agenda en vaststellen mandaat - Beslissing

Per mail van 2 oktober 2023, wordt de stad uitgenodigd op de buitengewone algemene vergadering van Poolstok cvba, op woensdag 25 oktober 2023 om 19.00 uur (registratie start om 18u30) zaal Arendt in Het Predikheren, Goswin de Stassartstraat 88 te 2800 Mechelen.  De buitengewone algemene vergadering zal volledig fysiek plaatsvinden. 

In het kader van de wijzigingen van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen, in voege sinds 1 mei 2019, dient de vereniging Poolstok cvba haar statuten in regel te stellen met deze wijzigingen en dit voor 1 januari 2024.  

De Buitengewone Algemene Vergadering vindt plaats met het oog op het doorvoeren van een statutenwijziging. De statutenwijziging stond initieel gepland op de Bijzondere Algemene Vergadering dd. 26 mei 2023. Aan het begin van de vergadering moest vastgesteld worden dat er niet voldoende vennoten aanwezig waren om rechtsgeldig te beraadslagen over de wijzigingen. Artikel 35 van de huidige statuten bepaalt namelijk het volgende: "De Algemene Vergadering kan slechts beraadslagen over statutenwijzigingen wanneer het doel van de voorgestelde wijzigingen speciaal in de oproeping werd vermeld en wanneer minstens de helft van de vennoten aanwezig of vertegenwoordigd is, en wanneer zij die aan de Vergadering deelnemen ten minste de helft van het maatschappelijk kapitaal vertegenwoordigen."

Datzelfde artikel bepaalt eveneens het volgende: "Indien aan deze voorwaarde niet is voldaan, is een nieuwe bijeenroeping vereist en zal de nieuwe Algemene Vergadering geldig beraadslagen ongeacht het aantal vertegenwoordigde aandelen." De Raad van Bestuur van Poolstok beroept zich op dit artikel voor een nieuwe bijeenroeping van haar vennoten. De Buitengewone Algemene Vergadering van 25 oktober 2023 zal bijgevolg zonder het vooraf vereiste aanwezigheidsquorum plaatsvinden.

De gemeenteraad dient de agenda van de buitengewone algemene vergadering van 25 oktober 2023 goed te keuren met volgende agendapunten en het mandaat van zijn vertegenwoordigers te bepalen:

• Samenstelling van het bureau van de vergadering
• Samenstelling van de vergadering - aanwezigheidslijst
• Kennisname van het verslag van het bestuursorgaan waarbij een omstandige verantwoording van de voorgestelde wijziging van het voorwerp, de doelen, de finaliteit of de waarden van de Vennootschap wordt gegeven, opgesteld in toepassing van artikel 6:86 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
• Wijziging van het voorwerp, de doelen, de finaliteit of de waarden van de Vennootschap en vervanging van artikel 4 van de statuten.
• Omvorming van de statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening in een beschikbare eigen vermogensrekening.
• Wijziging van de statuten op diverse punten teneinde de leesbaarheid te verhogen, een algehele inhoudelijke update door te voeren onder andere voor wat betreft de bepalingen inzake (i) de naam, (ii) aandelen, (iii) aandeelhouders (toetredingsvoorwaarden, uittreding en uitsluiting), (iv) de bevoegdheid en werking van het bestuursorgaan en (v) de algemene vergadering (datum van de gewone algemene vergadering en stemmingsprocedure), en teneinde de statuten in overeenstemming te brengen met de genomen beslissingen en met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, en bijgevolg voorstel tot aanname van een volledig nieuwe tekst van statuten. De ontwerptekst van statuten (inclusief voorgestelde wijzigingen) werd als bijlage bij de oproeping gevoegd.
• Volmacht voor de coördinatie van statuten.
• Machtiging aan het bestuursorgaan tot uitvoering van de te nemen beslissingen.
• Volmacht voor de formaliteiten.

Artikel 386 van het Decreet Lokaal Bestuur;

In zitting van 27 februari 2019 werd de vertegenwoordiger aangesteld door de gemeenteraad, namelijk de heer Bart Marcoen met als plaatsvervanger de heer Kristof D'Hauwers.