2023_GR_00269 - Alle thema's, alle diensten. Fietslease - Beslissing

Fietslease voor lokale besturen werd mogelijk op basis van het Besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021, houdende de mogelijkheid voor lokale besturen om personeelsleden bestaande voordelen te laten inruilen voor fietsmobiliteit. 

In zitting van 24 april 2023 besliste het college van burgemeester en schepenen om principieel akkoord te gaan met de implementatie van de fietslease voor de personeelsleden van het lokaal overheidsbedrijf Aalst en hiervoor toe te treden tot de raamovereenkomst van SOLVA. SOLVA treedt op als aankoopcentrale inzake fietslease en gunde de overheidsopdracht aangaande 'het leasen van fietsen voor personeelsleden' aan Cyclis. Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure op te starten.

De keuze om een eindejaartoelage om te zetten in een fietsleasebudget dient in principe gemaakt te worden voor het recht op het voordeel ontstaat.  Agentschap Binnenlands Bestuur raadt aan om steeds op 1 januari in te stappen, voor het lokaal overheidsbedrijf Aalst zou dit  concreet op 1 januari 2024 zijn, daarna kan het personeelslid telkens instappen op 1 januari.

Om de fietslease mogelijk te maken, dienen de rechtspositieregeling en het reglement fietsvergoeding aangepast te worden. Tevens dient er een fietspolicy opgemaakt te worden.

Rechtspositieregeling

Er dient een nieuw artikel toegevoegd te worden aan de RPR om het personeelslid te mogelijkheid te geven om de eindejaartoelage om te zetten in een fietsleasebudget:

§1. De eindejaarstoelage kan op vraag van het personeelslid geheel of gedeeltelijk worden omgezet in een theoretisch budget waarmee het personeelslid voordelen ter bevordering van fietsmobiliteit kan kiezen. In voorkomend geval is er geen of gedeeltelijk geen recht meer op de eindejaarstoelage. Het theoretisch budget waarvan sprake in voorgaande lid is niet opeisbaar. De voordelen die het personeelslid vrij kiest binnen de grenzen van dit theoretisch budget, worden wel opeisbaar van zodra ze opgenomen worden in een individueel akkoord tussen het personeelslid en zijn bestuur. Bij gebrek aan een individueel akkoord, blijft het recht op de eindejaarstoelage onverkort van toepassing. Het personeelslid moet zijn keuze om de eindejaarstoelage geheel of gedeeltelijk om te zetten maken op een moment dat er nog geen verworven rechten op die eindejaarstoelage bestaan. Wanneer het personeelslid kiest voor een gedeeltelijke omzetting van de eindejaarstoelage, vermindert hiermee het bruto bedrag van de eindejaarstoelage. Indien het theoretisch budget meer was dan nodig voor de gekozen voordelen, wordt het saldo aan het personeelslid overgemaakt na afhouding van de noodzakelijke bijdragen en uiterlijk tijdens de maand december van het in aanmerking te nemen jaar. In voorkomend geval worden die teruggestorte gelden beschouwd als een gewone premie in geld.

 §2. De concrete modaliteiten over fietsmobiliteit worden uitgewerkt in een bijlage aan de RPR.

Reglement fietsvergoeding

Wanneer het personeelslid beslist om in te stappen in het project fietslease, mag de fiets te allen tijde gebruikt worden voor woon-, werk-, dienst- en privéverplaatsingen. Het gebruik van de fiets voor privédoeleinden vormt een 'voordeel van alle aard', dat beschouwd wordt als een beroepsinkomen, en waarop bijgevolg belastingen op betaald moeten worden. Echter, als het personeelslid de fiets regelmatig gebruikt voor woon-werkverkeer, wordt de geleasde fiets niet beschouwd als een voordeel van alle aard. Het bestuur heeft het recht om na te gaan of het personeelslid effectief geregeld met de fiets naar het werk komt. Deze controle kan gebeuren door na te gaan of het personeelslid een fietsvergoeding aanvraagt voor het woon-werkverkeer.

In artikel 2 van het reglement fietsvergoeding wordt momenteel het volgende bepaald: het recht op de fietsvergoeding ontstaat van zodra de afstand tussen de woon- of verblijfplaats en de werklocatie 1 kilometer enkele rit bedraagt. Om aan alle personeelsleden die met de fiets komen de kans te geven om in te stappen in het project, wordt de afstandsbepaling  geschrapt uit het reglement fietsvergoeding.

Fietspolicy

In de fietspolicy wordt  het beheer en gebruik van de leasefiets door de personeelsleden beschreven, inclusief alle rechten en verplichtingen. De fietspolicy maakt integraal deel uit van de lokale rechtspositieregeling.

Dienst Personeel & organisatie adviseert positief over de implementatie van het project fietslease.

Interne dienst voor preventie en bescherming adviseert positief betreffende het invoeren van het fietsleaseplan, zoals opgenomen in het dossier.

Dienst Mobiliteit  formuleert een positief advies, en enkele randvoorwaarden om fietsen naar het werk kwalitatief en comfortabel te laten verlopen gedurende een heel jaar. Deze  randvoorwaarden passen in het mobiliteitsproject, de scope voor dit project is het mogelijk maken voor een personeelslid om de eindejaartoelage om te zetten in een fietsleasebudget.

Op 5 mei 2023 vond een vergadering van het Bijzonder Onderhandelingscomité plaats, het protocol betreffende de fietslease werd opgenomen in het dossier.

Advies en argumenten dienst Overheidsopdrachten

SOLVA treedt op als aankoopcentrale en heeft een overheidsopdracht aangaande “het leasen van fietsen voor personeelsleden” gevoerd. Deze opdracht heeft als voorwerp “Leveringen via een raamovereenkomst voor het leasen van fietsen voor personeelsleden van SOLVA, haar vennoten en hun onderlinge samenstellende entiteiten: PRREG0839”, voor een periode van 48 maanden.

SOLVA treedt voor diverse lokale besturen op als aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 6°a) en 7°b) van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten. Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren, conform artikel 47 § 2 van bovenvermelde wet.

Op 6 september 2022 heeft de Raad van Bestuur van SOLVA de opdracht met betrekking tot de groepsaankoop gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige bieder (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Cyclis Bike Lease NV, Hendrik Van Veldekesingel 39A Bus 1.02 te 3500 Hasselt tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver.

De gemeente is opgenomen als begunstigde entiteit die kan afnemen van de raamovereenkomst; bij toetreding betaalt de gemeente aan SOLVA een eenmalige administratieve bijdrage voor aansluiting tot de raamovereenkomst die werd vastgesteld op 800 EUR.

De overeenkomst tussen SOLVA en Cyclis Bike Lease NV werd afgesloten voor een periode van maximaal 4 jaar. De looptijd van de individuele leasingcontracten bedraagt zessendertig maanden. De beëindiging van de raamovereenkomst leidt niet tot de beëindiging van de individuele leasingcontracten, die binnen de raamovereenkomst afgesloten worden. Deze opdrachten blijven van kracht tot het einde van hun eigen looptijd.

Stad Aalst stapt in vanaf 1 januari 2024.

• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
• De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten:
• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
• Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;
• Besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021, houdende de  mogelijkheid voor  lokale besturen om aan personeelsleden bestaande voordelen te laten inruilen voor fietsmobiliteit;
• SOLVA treedt op als aankoopcentrale en heeft een overheidsopdracht aangaande “het leasen van fietsen voor personeelsleden” gevoerd. Deze opdracht heeft als voorwerp “Leveringen via een raamovereenkomst voor het leasen van fietsen voor personeelsleden van SOLVA, haar vennoten en hun onderlinge samenstellende entiteiten: PRREG0839”, voor een periode van 48 maanden; SOLVA treedt voor diverse lokale besturen op als aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 6°a) en 7°b) van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten. Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren, conform artikel 47 § 2 van bovenvermelde wet. Op 6 september 2022 heeft de Raad van Bestuur van SOLVA de opdracht met betrekking tot de groepsaankoop gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige bieder (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Cyclis Bike Lease NV, Hendrik Van Veldekesingel 39A Bus 1.02 te 3500 Hasselt tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. Het volledige gunningsverslag vormt een bijlage bij het vermelde besluit van de Raad van Bestuur van SOLVA. De opdracht werd gesloten op 29 september 2022;
• De gemeente is opgenomen als begunstigde entiteit die kan afnemen van de raamovereenkomst; bij toetreding betaalt de gemeente aan SOLVA een eenmalige administratieve bijdrage voor aansluiting tot de raamovereenkomst die werd vastgesteld op 800 EUR.