2023_GR_00290 - Conceptnota subsidiebeleid als antwoord op aanbevelingen Audit Vlaanderen - Beslissing

A. Conceptnota subsidiebeleid: goedkeuring nota en vervolgstappen

Audit Vlaanderen heeft een audit uitgevoerd inzake het subsidiebeleid van de stad Aalst. Momenteel zijn er nog twee openstaande aanbevelingen (sinds 2020) waar we stappen voor dienen te ondernemen. De audit gaf volgende aanbevelingen mee:

•  “De stad evalueert haar subsidies regelmatig en gaat na of ze nog binnen de doelstellingen van de organisatie passen, aansluiten bij subsidiebehoeften, of de vooropgestelde doelen worden bereikt en op welke wijze subsidies, indien deze hiervoor het juiste middel zijn, het best worden ingezet. Waar nodig, biedt de organisatie hiervoor een duidelijk ondersteunend kader voor de betrokken diensten.”
• “De stad Aalst werkt een aanpak uit waarbij: Een juridische basis verzekerd wordt voor alle toegekende subsidies (bv. reglement); Bij de toekenning van (nominatieve) subsidies systematisch nagegaan wordt of deze niet strijdig zijn met overige  regelgeving (bv. wet over overheidsopdrachten); De beslissing tot het aangaan van een subsidieovereenkomst met een bepaalde partner op voldoende wijze gemotiveerd en, waar mogelijk, wordt voorafgegaan door een marktverkenning en het opvragen van juridisch advies.”

Juridische zaken, Financiën en Strategie gingen volop met deze aanbevelingen aan de slag. We geven graag een korte stand van zaken bij elke aanbeveling.

1. Evaluatie van subsidies + algemeen kader: 

Vanuit Juridische zaken, Financiën en Strategie werd een conceptnota subsidies uitgewerkt, die deze aanbevelingen opvangt. Om te streven naar zinvolle conformiteit en een onderbouwd en doordacht stadsbreed subsidiebeleid, biedt de nota een kader voor diensten om met subsidies aan de slag te gaan.  Deze nota werd aangepast na overleg met betrokken diensten en naast de nota rond goede doelen gelegd teneinde voldoende afstemming te voorzien.

Kort samengevat, de nota:

• Geeft een kader waarbinnen de stad subsidies verleent: waarom, hoe past dit in ons beleid, welke visie hanteren we, wat is een subsidie en wat niet?
• En helpt diensten om een subsidiereglement op te maken of te herzien, dankzij een duidelijk overzicht van wat er in het reglement allemaal moet komen te staan, met behulp van richtvragen zodat diensten de vrijheid hebben om inhoudelijk keuzes te maken die bij hun werking aansluiten. De nota is als het ware een leidraad die kan gevolgd worden om een subsidiereglement op te maken.
• De nota beschrijft ook hoe we de evaluatie van ons subsidiebeleid aanpakken: bij het begin van de legislatuur worden alle subsidiereglementen aan een check onderworpen om na te gaan of ze nog aansluiten bij de doelstellingen uit het MJP. Deze check biedt meteen ook de kans om de diverse reglementen op een éénvormige manier op te maken. De stuurgroep bestaande uit afgevaardigden van financiën, juridische zaken en strategie komt ook jaarlijks samen en is beschikbaar om de diensten te adviseren die met de nota aan de slag gaan.

    2. Juridische basis + svz nominatie subsidies: 

Daarnaast wordt door Juridische zaken, Financiën en Strategie ook een screening gedaan van alle nominatieve subsidies die worden uitgekeerd door de stad. Er werd in 2020 ook al eens nagegaan of deze nominatieve subsidies voldoende gemotiveerd zijn en een wettelijke basis hebben. Indien er iets ontbrak, werden daarbij de nodige stappen gezet. Deze screening werd eind 2022 opnieuw gedaan en de nodige stappen werden gezet indien dat nodig was (voorbeeld Criterium en Pikkeling). Deze lijst wordt verder gemonitord en bijgehouden.

Het MT gaf een positief advies voor deze conceptnota. De nota werd thema-overschrijdend afgestemd met diverse diensten die subsidiereglementen hebben (voorbeeld Economie en zorginnovatie, Omgevingsbeleid, Cultuur, Jeugd, Sport,..). 

Het CBS Gaf goedkeuring aan het ontwerp van de conceptnota.