De vorige concessie liep ten einde op 31 augustus 2022. Het Melkhuisje wordt op de dag van vandaag niet uitgebaat. Er is een dringende behoefte aan een nieuwe uitbater concessiehouder. De onderhandelingen met de enige kandidaat naar aanleiding van de laatst lopende procedure resulteerden niet in een overeenkomst. Dus werd die procedure door het college van burgemeester en schepenen in zitting van 19 juni 2023 stopgezet en wordt nu een aangepaste leidraad ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
Inhoud leidraad:
We mikken met de nieuwe concessie op een attractief RéCa-concept (restaurant/café) dat uniek is voor Aalst. We leggen weinig conceptuele inhoudelijke vereisten op, om zoveel mogelijk ideeën een kans te geven. We verwachten wel dat de concessie mee bijdraagt tot de beleving van het Stadspark. Daarom moet de concessie zeker familievriendelijk en toegankelijk zijn. Het moet een uniek concept bieden en het aanbod moet van hoge kwaliteit zijn aan democratische prijzen.
Timing:
* Na goedkeuring door de gemeenteraad wordt de leidraad gelanceerd.
* Kandidaten krijgen op twee data de kans om een plaatsbezoek te doen voorafgaand aan de opmaak van hun voorstel.
* Voorstellen moeten ingediend zijn tegen 28 augustus 2023
* Na administratieve nazicht bestaat de mogelijkheid tot mondelinge toelichting van de voorstellen aan de jury. Voorstellen van kandidaten kunnen nog gewijzigd worden op basis van dit gesprek, tevens kan er onderhandeld worden.
* Vervolgens wordt definitief ingediend en doet de jury beoordeling op basis van de gunningscriteria.
* We mikken erop de toewijzing te doen in oktober 2023.
* Werken aan het gebouw kunnen starten vanaf de toewijzing.
* We streven er naar dat de nieuwe concessie operationeel zal zijn tegen zomer 2024.
Het is van belang om nu voldoende tijd te nemen om het beste dossier te verkrijgen voor het Melkhuisje. Er wordt bekeken om het ontbreken van een concessionaris tussentijds te overbruggen met ambulante handel.
Het pand:
* Kandidaten worden in het bestek maximaal geïnformeerd over belangrijke zaken. Dat gaat dan onder andere omtrent:
* De erfgoedbescherming: Het Stadspark is beschermd cultuurhistorisch landschap. We gaan ervan uit dat beperkte verbouwingen aan het exterieur mogelijk zijn, zolang de architectuur en het uitzicht van het gebouw bewaard blijven en de integratie in het park niet geschaad wordt. Concreet houdt dit in dat een vaste constructie mogelijk wordt op de terraszone om de zitzone voor klanten uit te breiden. Die uitbreiding is mogelijk voor de gehele breedte van het gebouw, aan de voor- en achterzijde en dit voor de helft van de diepte van de terraszone aan beide zijden. Voor wat betreft het interieur is er meer vrijheid, zolang dit geen impact heeft op het exterieur.
* De staat van het gebouw. Deze is niet conform hedendaagse normen inzake duurzaamheid en energie. Daarom zal de stad een bijdrage van 323 000 EUR doen voor minimale werken, die omschreven zijn in de leidraad. Er staat een uitgebreide conditiestaat van het gebouw in de leidraad om kandidaten goed te informeren. Daarnaast zal de stad zelf ook enkele minimale werkzaamheden ten laste nemen. Het betreft werken die geen voorafname inhouden op het toekomstige concept dat invulling kan geven aan het Melkhuisje.
* Er hoeven geen openbare toiletten meer te zijn aan het Melkhuisje. De toiletten van de concessie staan ten dienste van de uitbating. Elders in het park zijn publieke toiletten die andere bezoekers van het park kunnen gebruiken.
Gezien de stad veel vrijheid wil geven aan mogelijke ideeën, zijn de toewijzingscriteria ruim geformuleerd:
* Concept + business plan (40punten)
* Investeringsgraad (40 punten)
* Bedrag concessievergoeding (20 punten)
Op criteria concept/business plan en investeringsgraad moeten kandidaten minimaal 55% scoren om in aanmerking te kunnen komen. Als vergoeding verwachten we minimaal 15 000 EUR excl. BTW per jaar, met een kortingspercentage in jaar 1 van 75%, 50% in jaar 2 en 25% in jaar 3. Uiteraard staat het kandidaten vrij om een hogere vergoeding te bieden. Bij de toewijzingscriteria zullen ze daarvoor beloond worden. De duur van de concessie is vijftien jaar en één keer verlengbaar met 9 jaar na een positieve evaluatie. De evaluatie tot verlenging van de overeenkomst vindt plaats na vijftien jaar. De globale duur van de concessie bedraagt, mits positieve evaluatie, maximum 24 jaar.
In het kader van de opdracht “Concessie van het Melkhuisje in het park te Aalst” werd een leidraad met nr. 23/CON-52 opgesteld. Voor deze werkzaamheden wordt er een toelage voorzien vanuit de stad van 323 000 EUR.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van van concessie van diensten.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten.
Koninklijk Besluit van 25 juni 2017 betreffende de plaatsing en de algemene uitvoeringsregels van de concessieovereenkomsten. Hierna genoemd 'KB concessies'
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies. Hierna genoemd 'Rechtsbeschermingswet'.
De leidraad met nr. 23/CON-52 en de raming voor de opdracht “Thema Ruimte. Concessie van het melkhuisje in het park te Aalst”, vast te stellen. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in de leidraad
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van concessie van diensten.
De goedkeuring van wijzigingen naar aanleiding van onderhandelingen en de goedkeuring van de overeenkomst te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen, zodat de toewijzing en goedkeuring van de overeenkomst kunnen deel uitmaken van een en dezelfde beslissing.