2023_GR_00565 - Retributie voor prestaties geleverd door het stedelijk onderwijs - Aanpassing - Beslissing

De dienst Onderwijs biedt tijdens de schoolvakanties kleutervakantieopvang aan op twee locaties. Het huidige inschrijvingsprogramma verloopt via de dienst ICT. De ouders kunnen hun (kind(eren) inschrijven in de vooraf bepaalde inschrijvingsperiodes. Na de vakantieperiode wordt een factuur voor de ingeschreven opvangdagen opgemaakt  door de secretariaatsmedewerker van de opvanglocatie. Het huidige inschrijvingsprogramma is verouderd. Verschillende diensten (Jeugd, Sport, Ontwikkeling) maken gebruik van het inschrijvingsprogramma Recreatex. Het is wenselijk om voor de kleutervakantieopvang ook naar dit inschrijvingsprogramma over te schakelen.

Huidig inschrijvingsprogramma via formulieren

Tot nu toe werden de opvangdagen na de vakantieperiode aangerekend via factuur. In de praktijk blijkt dat deze manier van betalen voor volgende situaties zorgt:

• ouders schrijven vaak vrijblijvend hun kleuter(s) in, wat ervoor zorgt dat er heel wat afwezigen zijn per opvangdag;
• de niet-ingevulde opvangplaatsen kunnen om organisatorische redenen (uurrooster begeleiders, groepindeling, catering...) niet ingenomen worden door andere kinderen;
• indien ouders bij de inschrijving ook een warme maaltijd voorzien voor hun kleuter en niet komen opdagen, ontstaan er voedseloverschotten.

Daarenboven geeft de huidige manier van inschrijven niet de mogelijkheid om meerdere kinderen van het gezin tegelijkertijd in te schrijven en gebeurt de afhandeling van de facturatie via twee sporen: facturen worden opgemaakt door de secretariaatsmedewerker waar de vakantieopvang doorgaat; de opvolging van de facturen gebeurt door de dienst financiën.

Nieuw inschrijvingsprogramma Recreatex

Recreatex wordt gebruikt door verschillende diensten binnen de Stad Aalst. Omdat het een gekend programma is (zowel voor ouders die op zoek zijn naar vrijetijdsbesteding voor hun kinderen, als voor de Stad), is het aangewezen om dit uit te rollen voor de kleutervakantieopvang.

In de praktijk gebeuren de inschrijvingen op volgende wijze:

• De ouders die hun kind willen inschrijven dienen een account aan te maken op de webshop van de Stad Aalst. Op die manier kunnen ze hun kind inschrijven voor de vakantieopvang;
• De ouders kunnen meerdere kinderen uit hetzelfde gezin tegelijkertijd inschrijven voor de vakantieopvang;
• Na de verschillende stappen te doorlopen wordt er op het einde van de inschrijving betaald voor de ingeschreven dagen;
• De ouders kunnen kiezen voor de optie warme maaltijd. De prijs die hieraan verbonden is, wordt toegevoegd aan het winkelmandje dat op het einde van de inschrijving wordt afgerekend.

Door de betaling vooraf te laten plaatsvinden voor de kleutervakantieopvang is er een motivatie om de effectief ingeschreven kinderen te laten deelnemen.

  De administratie die gepaard gaat met het programma Recreatex, zal in het beheer zijn van de administratief medewerkers buitenschoolse kinderopvang van de dienst Onderwijs.

Uitpas-kansentarief

Volgens het huidige retributiereglement worden personen met recht op een leefloon vrijgesteld van retributie.

  Dienst Sport en dienst Jeugd geven reeds de mogelijkheid om voor hun aanbod tijdens de vakantieperiodes in te schrijven met de voorwaarden van Uitpas-Kansentarief.

 Een halve dag in de vakantieopvang met Uitpas-kansentarief kost 1,50 EUR, een volledige dag 3,00 EUR.

Indien we het Uitpas-Kansentarief ook zouden doortrekken naar de kleutervakantieopvang, kunnen we een breder publiek aanspreken dat hier beroep kan op doen.

Met het huidig inschrijvingsprogramma via dienst ICT zien we een terugkerend patroon van afwezige kinderen die ingeschreven zijn in de kleutervakantieopvang. In het schooljaar 2022-2023 zijn er 688 ingeschreven kinderen, waarvan er 146 afwezig.

Het huidige programma is ook verouderd, wat digitale onveiligheden met zich meebrengt.

De ouders onmiddellijk de ingeschreven opvangdagen laten betalen, zorgt voor een weloverwogen beslissing om hun kind in te schrijven. Ook de bestelde warme maaltijden zijn hiermee vergoed. Doordat de ouders bewuster kiezen voor het inschrijven van hun kind, zullen er minder voedsel overschotten zijn.

De Stad Aalst werkt op verschillende diensten (Jeugd, Sport, Ontwikkeling) met Recreatex. De uitrol naar de kleutervakantieopvang zorgt voor een duidelijk aanbod op de webshop.

Om de overstap kenbaar te maken naar de ouders wordt er een digitale flyer verspreid met een verwijzing naar de website. Op de website zal er een handleiding de verschillende stappen doorlopen van een account aanmaken tot het inschrijven van het kind. Voor ouders die niet digitaal vaardig zijn, wordt er een infosessie georganiseerd op 13 december 2023 in samenwerking met Huis van het Kind en Digipunt.

Uitpas-Kansentarief

Volgens het  huidige retributiereglement worden gezinnen vrijgesteld van retributie bij het voorleggen van een bewijs van leefloon. In het nieuwe voorstel kunnen we overstappen naar het  Uitpas-Kansentarief. Hierbij wordt het voor gezinnen toegankelijker om hun kind(eren) in te schrijven voor de kleutervakantieopvang. Bij Uitpas-Kansentarief wordt er steeds een vergoeding betaald. Hiervoor krijgen de kinderen opvang, soep, een tussendoortje en een vieruurtje.

De tarieven voor Uitpas-Kansentarief zijn:

• 1,50 EUR voor een dagdeel;
• 3,00 EUR voor een hele dag.

Het Uitpas-Kansentarief wordt al aangeboden door de diensten Jeugd, Sport en Cultuur. Wanneer de dienst Onderwijs de Uitpas-Kansentarief aanbiedt, creëren we uniformiteit binnen het aanbod van de Stad Aalst.

Het gemeenteraadsbesluit van 26 mei 2020, aangepast in zitting van 25 mei 2021, 20 september 2022 en 20 december 2022, houdende vestiging van een retributie voor prestaties geleverd door het stedelijk onderwijs.

Het gemeenteraadsbesluit van 27 juni 2023 betreffende het huishoudelijk reglement buitenschoolse opvang.